البريد الإلكتروني ، نظرًا للعدد الكبير من المزايا على الحروف الورقية ، أصبح منذ فترة طويلة أحد أنواع الاتصالات الرئيسية. ومع ذلك ، مثل العديد من الابتكارات التكنولوجية الأخرى ، فإن هذا النوع من الاتصال له قواعده الخاصة. على الرغم من حقيقة أن الاتصال عبر البريد الإلكتروني أصبح جزءًا لا يتجزأ من العديد من مجالات الحياة ، فإن معظم المستخدمين لن يتمكنوا من الإجابة على السؤال حول ماهية مكونات البريد الإلكتروني.
بنية البريد الإلكتروني من وجهة نظر المستخدم
رسائل البريد الإلكتروني متشابهة ومختلفة تمامًا عن الرسائل الورقية المألوفة للجيل الأكبر سناً. ولكن بغض النظر عن خدمة البريد الإلكتروني ، فإن بنية البريد الإلكتروني هي نفسها دائمًا. دعنا نسرد مكونات البريد الإلكتروني ، ونصف كل منها بإيجاز:
- الحقل "إلى". يحتوي هذا الحقل على عنوان المستلم. إذا كان هناك عدة مستلمين ، فافصل بينهم بفاصلة منقوطة.
- حقل "الموضوع". في العديد من خدمات البريد ، تعتبر إلزامية. وسيكون من الأسهل على المستخدمين العثور على الحرف إذا تم الإشارة إلى الموضوع بشكل صحيح فيه.
- نص الرسالة. يحتوي نص البريد الإلكتروني على النص الرئيسي.
مكونات البريد الإلكتروني المخفية
لقد نظرنا إلى الهيكل المرئي للحرف. ولكن بالإضافة إلى العناصر المرئية بالعين المجردة ، يمكن أيضًا أن تُنسب الحقول التالية إلى مكونات البريد الإلكتروني:
- ممن (يتم ملء هذا الحقل تلقائيًا) ؛
- نسخة (بالإضافة إلى المرسل إليه الرئيسي ، يتم إرسال نسخة من الرسالة إلى شخص آخر) ؛
- نسخة مخفية (تُستخدم إذا كانت هناك حاجة لإرسال نسخة من الخطاب دون إبلاغ المرسل إليه الرئيسي) ؛
- مرفقات.
إرسال مكونات بالبريد الإلكتروني من وجهة نظر فنية
من وجهة نظر فنية ، يتضمن أي بريد إلكتروني أيضًا المكونات التالية:
- رؤوس ، أو كما يطلق عليها أيضًا ، مغلفات بروتوكول SMTP. قد يتم تضمين هذه الرؤوس أو لا يتم تضمينها في نص البريد الإلكتروني. أي أن الموقف يكون ممكنًا عندما يحتوي خادم البريد على معلومات أكثر مما هو موضح في نص الرسالة. يحتوي الرأس على عناوين المرسل والمستلمين وعنوان المضيف المرسل.
- الرسالة نفسها ، وهي بلغة بروتوكولات SMTPتسمى البيانات. وينقسم بدوره إلى:
- عنوان الرسالة - بالقياس إلى البريد الورقي ، يحتوي على بيانات حول خوادم البريد التي مرت بها الرسالة ، وبعض المعلومات الأخرى ؛
- نص الحرف - نص الحرف نفسه.
هيكل البريد الإلكتروني للمراسلات التجارية
إذا كنا نتحدث حتى الآن عن بنية البريد الإلكتروني من وجهة نظر فنية ، فلنلقِ نظرة الآن على عناصر البريد الإلكتروني المكتوب جيدًا للمراسلات التجارية ، لأن كل شركة تحترم نفسها تحاول الامتثال مع معايير الاتصال المقبولة بشكل عام.
على الرغم من وجود عدد كبير من التصنيفات المختلفة للرسائل الإلكترونية ، إلا أنها مقسمة إلى مجموعتين وفقًا لهيكل التصميم. المجموعة الأولى هي رسائل الاتصال ، يتم استخدامها في سياق العمل. والثاني هو خطابات الاتفاق: رسائل تلخص الاجتماع ، وتشير إلى المواعيد النهائية لإنجاز العمل وجوانب مهمة أخرى لتوضيح الإجراءات المطلوبة من كل طرف.
دعونا ندرج مكونات كل نوع من أنواع البريد الإلكتروني على حدة.
رسالة التواصل
يجب أن يتضمن هيكلها:
- موضوع البريد الإلكتروني. في هذا المجال ، من الأفضل الإشارة بالضبط إلى ما تتوقعه من المضيف ، مثل الاتفاق على موعد الاجتماع ، وقائمة القضايا التي يجب مراعاتها ، وما إلى ذلك.
- تحياتي. حتى لو تم التخطيط لإرسال الرسالة إلى عدة أشخاص ،تتضمن أخلاقيات الاتصال التجاري التحية الإلزامية للمخاطبين.
- محتوى الرسالة. النص الفعلي للبريد الإلكتروني ، الذي يصف الطلب على وجه التحديد قدر الإمكان.
- توقيع الشركة. نقطة ينسى كثير من الناس. يشتمل نموذج التوقيع المكون بشكل صحيح على الاسم الكامل للمؤلف ومنصبه ، ومعلومات الاتصال الخاصة به (رقم الهاتف ، والروابط إلى موقع الشركة على الويب ، والبريد الإلكتروني ، وما إلى ذلك). قد يختلف التوقيع حسب القواعد واللوائح المعتمدة من قبل المنظمة.
- الحقول "إلى" و "نسخة". تم سردها أخيرًا لسبب ما - بملئها في النهاية ، ستستبعد إمكانية إرسال رسالة غير منتهية أو لم يتم التحقق منها.
خطاب اتفاق
كما ذكرنا أعلاه ، يتم استخدام هذا النوع من الرسائل الإلكترونية لتلخيص نتائج الاجتماع ، والإشارة إلى خطة العمل لكل جانب وتحديد المواعيد النهائية. هذه الرسائل هي نوع من "بروتوكول" الاجتماعات وتسمح لك بهيكلة المعلومات بشكل ملائم. تم بناء حرف من هذا النوع وفقًا للخطة:
- تحياتي. إذا كان عدد المشاركين في الاجتماع موجزًا في الرسالة صغيرًا ، فيمكنك سرد الجميع بالاسم أو استخدام نوع معمم من التحية.
- كرر الغرض من الاجتماع و تتلخص نتائجه بالحرف
- قائمة الموضوعات التي تمت مناقشتها خلال الاجتماع. لكل قضية ، يشار إلى الاتفاقات والقرارات والمواعيد النهائية للتنفيذ.
- قائمة بالمشكلات التي لا تتطلب حلاً عاجلاً ، لكن لا يجب التغاضي عنها.
- توضيح رأي المشاركين في الاجتماع - هل يؤخذ كل شيء بعين الاعتبار؟
- توقيع القالب.
