البريد التلقائي: كيف تصنع نشرة إخبارية؟

جدول المحتويات:

البريد التلقائي: كيف تصنع نشرة إخبارية؟
البريد التلقائي: كيف تصنع نشرة إخبارية؟
Anonim

يعمل معظم المستخدمين العاديين مع البريد الإلكتروني مباشرة على الموقع. الوظيفة التي يوفرها كافية لإنشاء واستقبال رسائل البريد الإلكتروني. ولكن ماذا لو احتجت إلى إرسال نفس الرسالة إلى عدد كبير من الأشخاص ، فأنت بحاجة إلى إرسال رسالة معينة في وقت محدد ، والاستمرار في إرسال الرسائل دون مشاركة شخص ما أثناء تنعمه على الشاطئ في إجازة؟ في مثل هذه الحالات ، تنقذ جميع أنواع البرامج والخدمات الخاصة بالبريد الآلي. وهي تختلف في الوظائف ، مدفوعة / مجانية ، وميزات العمل والعديد من العوامل الأخرى ، لكن ما يوحدهم هو أنهم لا يحتاجون إلى حضور دائم لشخص للعمل. يمكن إرسال رسائل البريد الإلكتروني على مدار 24 ساعة في اليوم بفواصل زمنية مختلفة قابلة للتعديل.

لماذا نحتاج الرسائل الإخبارية؟

الرأي القائل بأن الموقع هو الأداة التسويقية الرئيسية والأكثر فاعلية بعيد كل البعد عن الحقيقة. معظم المشترين لمنتج أو خدمة في مكان واحدزيارة صفحة الويب ليست جاهزة بعد لاتخاذ قرار الشراء. قد تختلف الأسباب ، وليس آخرها النسيان المبتذل. العملاء ببساطة لا يتذكرون رؤية شيء لفت انتباههم. يجب تذكير بعض المشترين المحتملين بأنفسهم مرارًا وتكرارًا حتى يقومون بالشراء في النهاية. والبريد الإلكتروني التلقائي المرسل بمثابة تذكير.

إرسال الرسائل بالبريد الآلي
إرسال الرسائل بالبريد الآلي

إمكانيات عملاء وخدمات البريد الإلكتروني

هناك العديد من البرامج والخدمات الخاصة بالبريد الآلي للمراسلات سواء المدفوعة أو المجانية. لا تقتصر وظائفهم على إرسال الرسائل دون تدخل بشري ، فقدراتها أوسع بكثير:

  1. قبل إرسال الرسائل الجماعية ، يمكن اختبار فعالية الرسائل على مجموعة مختارة من المستخدمين من خلال دراسة إحصائيات إرسال وتسليم هذه الرسائل ، ونشاط العملاء بعد استلامها.
  2. تتيح لك الخدمات تحديث قائمة المشتركين بانتظام من خلال معالجة رسائل الخدمة حول أخطاء التسليم. وبالتالي ، لا تُهدر موارد النظام على إرسال بريد عديم الفائدة إلى عناوين لم تعد موجودة.
  3. ستساعد البيانات الإحصائية الخاصة بنقرات الارتباط في رسائل البريد الإلكتروني في تقييم فعالية الحملة الإعلانية.
  4. تقنية مدمجة لتحديد موقع المشتركين ستسمح لك بتحديد الحروف لإرسالها بالبريد على أساس الجغرافيا.
  5. يمكن تجديد قاعدة إرسال الرسائل بطرق تلقائية مختلفة ، على سبيل المثال ، عن طريق المسحمواقع على الويب.
كيفية عمل الكتابة التلقائية
كيفية عمل الكتابة التلقائية

يتم أيضًا تكوين الردود التلقائية على الرسائل. سيكون هذا مفيدًا ، على سبيل المثال ، عند المغادرة. يمكن إعلام الشخص الذي كتبه أنه قد تم استلام الرسالة ، ولكن الرد عليها سيكون عند العودة بعد فترة. إذا كان هناك تغيير في عنوان البريد الإلكتروني ، فمن السهل جدًا تلقي البريد المرسل إلى العنوان القديم - ما عليك سوى إعداد إعادة التوجيه. ولكن كيف تخبر كل من يكتب أن العنوان القديم لم يعد ذا صلة ، وفي المرة القادمة من الأفضل أن تكتب مباشرة إلى عنوان آخر؟ وستساعد الكتابة التلقائية في ذلك.

تحتوي هذه البرامج عادةً على قوالب رسائل نموذجية يمكن تعديلها بسهولة لتناسب احتياجاتك. بفضل كل هذا ، يتيح لك البريد التلقائي الترويج للسلع والخدمات بأقل وقت وأموال يتم إنفاقها على الإعلان ومعالجة وتحليل المراسلات.

أرسل ماذا؟

الرسائل الأكثر شيوعًا هي التحيات (على سبيل المثال ، بعد التسجيل في المورد) والامتنان (على سبيل المثال ، لطلب مثالي أو تعاون طويل الأمد مع شركة).

الإرسال التلقائي للرسائل
الإرسال التلقائي للرسائل

التحيات هي الحروف الأكثر قراءة. اعتاد الناس على رؤيتها ، ومعظمهم يفتحونها بحثًا عن بعض المعلومات المفيدة أو الشيقة.

قد تحتوي خطابات الامتنان على معلومات حول الطلب وطريقة التسليم والعروض الترويجية المختلفة والخصومات للعملاء المنتظمين. كل هذا يجذب الناس ، وكقاعدة عامة ، تتم أيضًا قراءة هذه الرسائل أو على الأقل النظر إليها عرضًا.

يمكن الكتابة التلقائيةعرض المنتجات المتعلقة بتلك التي اشتراها الشخص أو التي كان مهتمًا بها. ستتيح لك الرسائل تهنئة ، على سبيل المثال ، عيد ميلاد سعيد ، وتقديم عرض فردي مفيد.

للتعامل مع مشاكل العملاء المعقدة ، بالطبع ، ستكون هناك حاجة بالفعل لمتخصصين. ولكن يمكن حل المشكلات الأبسط ، بفضل الحروف التلقائية ، على مدار الساعة ويومياً عندما يحتاجها المستخدمون.

من بين جميع البرامج والخدمات المتنوعة ، برنامج Microsoft Outlook معروف جيدًا ، لذلك سيتم النظر في طرق إنشاء قوائم بريدية والردود التلقائية وإعادة توجيه رسائل معينة إلى عناوين أخرى باستخدام مثاله.

النشرة الإخبارية

لإرسال رسالة إلى مجموعة كبيرة من الأشخاص ، ليست هناك حاجة لإضافتهم يدويًا إلى القائمة البريدية في كل مرة. للقيام بذلك ، يمكنك إنشاء قائمة بريدية. في علامة التبويب "main" في البرنامج ، يجب تحديد العنصر "إنشاء مجموعة جهات اتصال" ، ثم تحديد اسم لهذه المجموعة وإضافة أعضاء إليها. يتم تحرير أو حذف قائمة المشاركين واسم المجموعة ، إذا لزم الأمر. يمكن تضمين نفس جهة الاتصال في عدد كبير بشكل تعسفي من مجموعات المستخدمين التي سيتم إرسال البريد التلقائي إليها. هذا يوفر الكثير من الوقت.

الكتابة التلقائية: كيف تفعل

في بعض الأحيان يكون من الضروري إرسال رسالة تلقائية في وقت محدد بدقة ، وفي حالة عدم وجود المرسل نفسه على الكمبيوتر. يتيح لك الإرسال التلقائي لرسائل البريد الإلكتروني في Outlook القيام بذلك. يجب عليك كتابة خطاب عاديإرفاق الملفات التي تريدها ، وتحديد المستلم (المستلمين) أو القائمة البريدية ، ثم انتقل إلى قسم قائمة "الخيارات". علاوة على ذلك ، في هذا القسم ، يتم تحديد العنصر "تأخير التسليم" ، ثم - "لا يتم التسليم حتى". ثم يتم تكوين جميع المعلمات الضرورية ، بما في ذلك تاريخ ووقت إرسال الرسالة ، ووجود أو عدم التسليم وقراءة الإشعارات ، إلخ.

الإرسال التلقائي لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالتوقعات
الإرسال التلقائي لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالتوقعات

بعد تحديد جميع البيانات اللازمة ، أرسل بريدًا إلكترونيًا. سيتم حفظها في مجلد الرسائل المرسلة ، لكنها في الواقع ستنتقل إلى المستلم فقط في اليوم والساعة المحددين. من المهم في هذا الوقت تشغيل الكمبيوتر وتشغيل البرنامج عليه وهناك أيضًا اتصال بالإنترنت. إذا لم يتم إنشاء هذه الشروط في الوقت المناسب ، فسيتم إرسال الرسائل تلقائيًا في الوقت الذي يتم فيه الوفاء بها في النهاية. إنها ليست مريحة للغاية ، لكن لا يمكنك فعل شيء حيال ذلك

إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا في Outlook

هناك طريقتان لإرسال الرسائل من المرسل إليه الأول للآخرين - إعادة التوجيه وإعادة التوجيه. تتميز الرسائل المعاد توجيهها بوجود الاختصار FW في الموضوع ، ويرى المستلم العنوان الذي تم إرسال الرسالة منه في الأصل ، ومنه تم إعادة توجيه الخطاب إليه لاحقًا. إعادة التوجيه غير ملحوظة للمستلم ، فهو يرى الرسالة كما تم إرسالها من قبل المرسل الأول.

التحكم في إعادة التوجيه

يمكنك إعداد إما إعادة توجيه جميع الرسائل تمامًا ، أو إنشاء قواعد تحكم ماذا ومتى يجب إعادة التوجيه. في هذه الحالة ، يتم تخزين الرسائل المُعاد توجيهها في المجلد"صندوق الوارد". يقوم البرنامج بتحليل الخطاب المرسل ، وإذا استوفى الشروط المحددة في القواعد ، فإنه يقوم بالإجراء المحدد في هذه القاعدة. لا يمكن أن يكون هذا فقط إعادة توجيه تلقائية للرسائل أو ردًا عليها ، ولكن أيضًا تحويلها إلى مجلد معين ، مثل الفرز والحذف وما إلى ذلك.

إعادة توجيه البريد التلقائي
إعادة توجيه البريد التلقائي

لإنشاء قواعد لمعالجة المراسلات الواردة ، يجب تحديد عنصر "القواعد" في علامة التبويب الرئيسية للبرنامج. علاوة على ذلك ، في قائمة "إدارة القواعد والتنبيهات" ، تم بالفعل تكوين خوارزميات معالجة الرسائل المستلمة بشكل مباشر.

رفض إعادة التوجيه

لا يمكن إعادة توجيه بعض رسائل البريد الإلكتروني - يحدث هذا عندما يضع المرسل الحماية على البريد الذي يرسله ، مما يمنع المستلم من مشاركة هذه المعلومات مع أي شخص آخر. تتم إزالة هذا التقييد من قبل المرسل فقط ، ولن يتمكن المستلم من القيام بذلك بأي شكل من الأشكال.

أيضًا في الشركات ، يمكن لمسؤول النظام تعيين قواعده الخاصة التي تقيد أو تمنع إعادة توجيه الرسائل بالكامل خارج شبكة الشركة ، وأحيانًا داخلها. يتم ذلك لحماية معلومات الشركة.

ردود تلقائية

إذا كان المرسل إليه غائبًا بسبب رحلة عمل أو إجازة أو مرض أو لسبب آخر ، فيمكن إعداد الردود التلقائية على الرسائل. إذا كان البريد موجودًا في خدمة بريد الشركة ، فيمكنك أيضًا إنشاء ردود مختلفة على الرسائل الواردة من موظفين آخرين في الشركة ، وإلى تلك الواردة من الخارج.

الكتابة التلقائية
الكتابة التلقائية

لتمكين هذه الوظيفة ، في قائمة البرنامج في قسم "الملف" ، حدد عنصر "الردود التلقائية" ، حيث يجب تحديد "إرسال الردود التلقائية". في هذا القسم ، يتم كتابة نص الحروف ، ويشار إلى الفترة التي سيتم خلالها إرسال هذه الإجابات. إذا كان المستخدم متصلاً بالإنترنت قبل نهاية هذه الفترة ، فسيُطلب منه تعطيل الميزة.

بالنسبة لفترة صلاحية الردود التلقائية ، يمكنك تعيين قواعد معالجة البريد ، على سبيل المثال ، لإعادة توجيهها إلى موظفين آخرين في الشركة يمكنهم حل المشكلات التي نشأت ، وما إلى ذلك.

الردود التلقائية على رسائل البريد الإلكتروني
الردود التلقائية على رسائل البريد الإلكتروني

المساعدة التفصيلية متوفرة في البرنامج ، بالإضافة إلى تلميحات الأدوات للمساعدة في تجنب الأخطاء الشائعة عند العمل بها.

موصى به: