تواصل معظم الشركات الحديثة التواصل مع العملاء من خلال استخدام الإنترنت: البريد الإلكتروني والشبكات الاجتماعية والمراسلين الفوريين. هذا يسهل إلى حد كبير عملية الاتصال بالجمهور ، ولكنه يتسبب أيضًا في بعض المشكلات المتعلقة بالأمان والثقة. يمكن للمحتالين استخدام اسم المنظمة لخداع المستخدمين. لذلك ، يجب أن تبدو حسابات الشركة فريدة وتؤكد الرسمية. لهذا ، يتم استخدام عناوين البريد الإلكتروني للشركات مع مجال الشركة. فهي لا تسمح فقط بتأكيد أن قناة الاتصال هذه تؤدي مباشرة إلى المنظمة ، بل تؤكد أيضًا على جديتها وتمثيلها.
بريد الشركة: التعريف والإنشاء
إذا كنت تفكر في كيفية إنشاء بريد إلكتروني للشركة ، فسيكون من المفيد أن تفهم أولاً ما هو وكيف يمكنك حل المشكلة.
بريد الشركة هو مثل هذا النظام لعناوين البريد الإلكتروني ، الذي تديره إدارة الشركة ،لديه مجال منفصل في العنوان بعد علامة @ ولديه بعض الموارد المخصصة لممارسة الأعمال التجارية: تقويم مشترك ، تخزين سحابي ، بريد تلقائي. يوفر هذا البريد خيارات أخرى ، مثل إدارة حسابات الموظفين وإنشائها واستخدام عناوين علب بريد قصيرة وبسيطة.
يقدم العديد من المضيفين خدمات بريد الشركات الخاصة بهم لعملائهم. يمكنك أيضًا إنشاء خادم بريد عن طريق شراء أجهزة خاصة أو استضافتها على خادم سحابي. لكن ربما تكون الطريقة الأسهل والأكثر تكلفة هي استخدام خدمات البريد الكبيرة من Google أو Yandex.
تسجيل المجال
أول شيء يجب التفكير فيه بعد السؤال "كيفية إنشاء بريد شركة بنطاقك الخاص" هو إنشاء المجال الخاص بك. يمكنك القيام بذلك مع المسجلين الخاصين أو المضيفين الذين يؤجرون أسماء النطاقات. للقيام بذلك ، تحتاج إلى اختيار المنطقة التي سيكون مجالك فيها. يوجد الآن عدد كبير منها: من الوطنية (.ru ،.ua ،.de) والإقليمية (.su ،.eu) إلى تلك المتعلقة بالمهن والمصالح (.online ،.run ،.website ،.club ،..game ،. jobs). هناك أكثر من 1000 منطقة مختلفة ، ويمكن أن يختلف سعر الإيجار من 100 إلى مئات الآلاف من الروبل ، اعتمادًا على خصوصية المنطقة وندرتها.
علاوة على ذلك ، إذا كان اسم المجال المطلوب مأخوذًا بالفعل ، فيمكنك محاولة شرائه ، ولكن بعد ذلك سيكون سعر الإصدار على الأقل عدة عشرات الآلاف من الروبلات. لكن الأمر يستحق ذلك إذا كنت تخطط أيضًا لإنشاء موقع أو نقله بموجب هذاالمجال.
بمجرد أن تتمكن من إنشاء مجال بريد الشركة ، يمكنك التفكير في عمل خادم البريد.
محرك خادم البريد مع مجالك
لبدء إنشاء البريد ، يجب أن تفهم على الأقل أساسيات خادم البريد.
خادم البريد مطلوب لإرسال رسائل البريد الإلكتروني واستلامها. يستخدم إعدادات مجال محددة لإنشاء اتصال بخادم المستلم. تسمى هذه الإعدادات سجلات MX وتوفر معلومات للبرنامج الذي تقبل الخوادم البريد الوارد لمجال معين. لتلقي الرسائل ، يتصل الخادم أيضًا بنطاق المرسل ويوزع البيانات من سجلات نظام التعرف على هوية المرسل (SPF) التي تشير إلى الخادم الذي يمكنه استخدام المجال لإرسال الرسائل. يتم التحقق من النطاق أيضًا من خلال وجود مفتاح DKIM يؤكد أمان المصدر.
لذلك يجب أن يحتوي المجال الخاص بك على قيم MX و SPF صحيحة في DNS للعمل مع خادم البريد. يوجد عدد كبير من خوادم البريد ، ولكن الأكثر سهولة في الوصول إليها وموثوقيتها وأمانها هي الأكثر شيوعًا في نفس الوقت - هذه هي خدمات Google و Yandex. تتمثل مزاياها في الاستضافة المجانية (بشكل دائم لـ Yandex وأسبوعين لـ Google) لخادم بريد لمجال ، ودعم احترافي وفي الوقت المناسب ، ودعم مستمر في العمل مع البريد.
كيف تنشئ بريد شركة في Google؟
ابدأ باستخدام بريد الشركةمن Google بعد التسجيل في خدمة خاصة للأعمال - G Suite. للقيام بذلك ، انتقل إلى صفحة الخدمة وحدد البيانات التالية:
- اسم الشركة.
- عدد الموظفين
- اسم المجال (إذا لم يكن متاحًا ، يمكنك التسجيل مباشرة من صفحة الخدمة).
- رقم الهاتف.
- العنوان البريدي الذي تتحقق منه بانتظام.
بعد التسجيل ، يحصل المستخدم على فرصة لتهيئة بريد الشركة بشكل أكبر.
لكن أولاً وقبل كل شيء ، تحتاج إلى تأكيد ملكية المجال. من الملائم أن تحدد Google المسجل وتقدم توصيات بشأن إعداد DNS معه للتأكيد. يمكن القيام بذلك بأربع طرق:
- عبر سجل TXT.
- عبر CNAME.
- عبر سجل MX.
- عبر كود HTML على الموقع (إن وجد).
تتضمن الطريقة الأولى إضافة سجل تحكم TXT في إعدادات DNS للنطاق ، والتي ستوفرها G Suite. تختلف الطريقتان الثانية والثالثة عن الطريقة الأولى فقط في نوع التسجيلة. والرابع لا يمكن القيام به إلا إذا كان لديك موقع على شبكة الإنترنت: تحتاج إلى إنشاء صفحة باسم محدد (تحدده الخدمة) وإضافة رمز التحقق المحدد إليها.
بعد التأكيد ، ستتوفر إعدادات بريد الشركة.
إعدادات وميزات بريد Google
توفر Google العديد من الإعدادات والميزات المتقدمة المختلفة للتخصيص ، وكلها مدفوعة. يرجى ملاحظة:
- أولا ، للتحسين الأمان ، يمكنك تمكين ميزات مثل تسجيل الدخول الأحادي. يسمح لك هذا بتفويض الموظفين في حسابات البريد باستخدام صفحة ويب لتسجيل الدخول على وجه التحديد إلى هؤلاء الأشخاص. أو ، على سبيل المثال ، إدارة كلمات المرور ، والتي ستتيح لك استعادة كلمات مرور الموظفين المفقودة أو تغييرها. بالإضافة إلى إدارة Google API ، مما يجعل من الممكن تعطيل خدمات الجهات الخارجية من صندوق البريد ومحرك الأقراص.
- ثانيًا ، يمكنك إضافة مستخدمين إلى نظام البريد. للقيام بذلك ، تحتاج إلى النقر فوق رمز "+" في اللوحة المقابلة وإدخال معلومات حول الموظف ، مع الإشارة إلى عنوان بريدي جديد في نظامك وتعيين كلمة المرور الأصلية. باستخدام هذه البيانات ، سيتمكن من تسجيل الدخول إلى حساب الشركة الخاص به.
- ثالثًا ، يمكنك إنشاء أسماء مستعارة لعناوين البريد الإلكتروني إذا لزم الأمر. أي ، العناوين الثانية ، سيتم إعادة توجيه الحروف منها إلى العنوان الأصلي.
- رابعًا ، هناك خيار لتنظيم المجموعات والمراسلات الجماعية للموظفين للتواصل.
بالإضافة إلى حساب بريد إلكتروني ، سيحصل جميع الموظفين على 30 جيجا بايت على الأقل من مساحة القرص ، وتقويم متزامن ، وحساب Google+ والوصول إلى جميع خدمات Google.
كيفية إنشاء بريد الشركة في Yandex؟
للقيام بذلك ، عليك أن تفعل نفس الخطوات تقريبًا مثل خدمة Google. تحتاج إلى تسجيل مجال في Yandex. Mail ، وتأكيد أنه يخصك (عبر كود html ومن خلال إعدادات MX) وتابع الإعدادات.
هناك اختلاف طفيف -تقدم "Yandex" للمستخدم تفويض مجاله تحت سيطرة عملاق البحث لتجنب إعدادات DNS اليدوية. يمكن القيام بذلك من خلال موقع الويب الخاص بالمسجل ، باتباع الإرشادات التفصيلية من Yandex.
بعد القيام بكل هذا ، يمكنك البدء في التعرف على جميع إمكانيات البريد المجاني لمجال من Yandex.
إعدادات وخيارات بريد Yandex
أول شيء ستقدمه Yandex هو إضافة سجل DKIM لنطاقك بحيث يتم التحقق من رسائل البريد الإلكتروني بنجاح أكبر بحثًا عن البريد العشوائي.
إنشاء حسابات للموظفين سهل أيضًا هنا: فقط أدخل الاسم والعنوان وكلمة المرور الأولية. ستساعدك هذه المعلومات في تسجيل الدخول إلى حسابك. تتيح لك إدارة الحساب تغيير البيانات الشخصية وتغيير كلمة المرور وحالة المستخدم في نظام الشركة.
يتيح لك "Yandex" إنشاء ما يصل إلى 1000 عنوان بريدي ، ويمكن لأصحابها استخدام مساحة القرص والخدمات الأخرى كمستخدم عادي. ويمكن للمسؤول إنشاء رسائل بريدية ومحادثات جماعية وأسماء مستعارة للعناوين وتسجيل دخول فردي.
نتيجة
اتخاذ الخطوة المهمة المتمثلة في اتخاذ قرار بإنشاء بريد شركة في الطريق لبناء فريق تمثيلي قوي معترف به ويريد التعامل معه هو ما يجب أن تسعى كل شركة طموحة لتحقيقه. ولا يتطلب استثمارات كبيرة: استخدام استضافة البريد لأكبر شركتين في مجال الإنترنتالتقنيات ، يمكنك تنظيم نظام البريد الخاص بشركتك. علاوة على ذلك ، إذا أصبحت قيود "Yandex" المجانية ملموسة بالنسبة للشركة ، فهناك إمكانية للتكامل السلس مع الخدمة المدفوعة G Suite ، حيث يتم إزالة أوجه القصور هذه.
