برنامج المراسلة للشركات هو أداة للرسائل الفورية ونقل الملفات والدردشة الجماعية والوظائف الأخرى ذات الصلة بأعمال المكتب. ينضم الموظفون من مختلف الإدارات والمباني والمدن ، الذين ينضمون إلى نفس المجموعة ، إلى المعلومات على الفور وتتاح لهم الفرصة لمناقشتها بسرعة. يمكن تصدير أو طباعة تسجيل المناقشة كنسخة احتياطية للمؤتمر.
ميزات رسول الشركات
المراسلة الفورية هي واحدة من أولى أدوات التعاون عبر الإنترنت. لا يزال بمثابة الأساس للعديد من الخدمات المكتبية اليوم. تقدم كل أداة تعاون متوفرة في السوق تقريبًا ميزة المراسلة الفورية بالإضافة إلى الميزات التي يعرفها المستخدمون كثيرًا: الصوت أو الفيديو أو مشاركة الشاشة.
ومع ذلك ، بالنسبة لمعظم أدوات المراسلة الفورية ، يتم استضافة الخدمة من خلال الجمهورالإنترنت ، والذي يمكن أن يؤدي إلى احتمال فقدان أو سرقة بيانات أو معلومات حساسة. بسبب هذه المخاطر ، تبحث الشركات عن أنظمة يمكن استضافتها على شبكتها الخاصة ولديها الاتصالات التي يحتاجونها لإدارة أعمالهم.
بخلاف طرق الاتصال التقليدية مثل البريد الإلكتروني أو المكالمات الهاتفية ، تعد الدردشة ميزة رسول الشركات:
- عندما تستعد شركة لإطلاق مشروع جديد ، تتطلب عناصره اتصالاً وثيقًا بين الإدارات والأقسام ، يمكنه التعامل بشكل مثالي مع المهام ، ومعالجة جميع المعلومات الضرورية على الفور.
- يقضي على التأخير الزمني ، ولا داعي للانتظار حتى يصبح خط هاتف مشغول مجانيًا ، ولا يوجد حد للحجم والنوع.
- يقدم المزيد من الميزات لجعل الاتصال أكثر ذكاءً وأكثر ملاءمة ، مثل استخدام ميزة اللقطة وإضافة نص ووسائل شرح لتوضيح كل شيء.
- على عكس البريد أو الدردشة العامة المجانية ، لن يسمح برنامج المراسلة للشركات للموظفين بالتحدث إلى الأصدقاء والعائلات أثناء ساعات العمل.
- سيتم التحكم في جميع حسابات المستخدمين أو قائمة جهات اتصال بريد الشركة من قبل قسم تكنولوجيا المعلومات. كل ما حدث من خلال برنامج messenger سيتم تسجيله على سيرفر الشركة. هذا يضمن وجود شبكة مراسلة فورية آمنة وسرية داخل المكتب.
4 أسباب لاختيار اتصالات الشركة
أصبحت الاتصالات المكتبية في بيئات العمل اليوم أكثر أهمية لتحسين كفاءة الإنتاج. تحظى برامج المراسلة المجانية مثل Yahoo أو MSN أو Skype بشعبية وتساعد الأشخاص على التواصل. يمكنك التحدث مع الأصدقاء ومشاركة الصور وإنشاء مقاطع فيديو للعائلات ، وأكثر من ذلك ، فهي مجانية تمامًا. ولكن هناك بعض عيوب برامج المراسلة المجانية التي قد تجبر المستخدمين على التخلي عن استخدامها في بيئة مكتبية.
أربعة أسباب تجعل برنامج مراسلة LAN الخاص بالشركات يعمل بشكل أفضل للاتصالات المكتبية اليومية:
- سلامة. يحدث تشفير الرسائل في أحد حلول المراسلة الفورية الخاصة بالمؤسسات. بخلاف برنامج المراسلة المجاني ، يقوم بتشفير جميع البيانات المرسلة عبر شبكة المراسلة الفورية.
- كل شيء تحت السيطرة. تم تكوينه وإطلاقه داخل الشركة ، تتمتع أقسام تكنولوجيا المعلومات بالسيطرة الكاملة على جميع الاتصالات. يقدم النظام العديد من الميزات المفيدة لتناسب احتياجات الشركة.
- تحسين كفاءة العمل. يمكنك تعيين حالة تواجدك ، وإرسال رسالة إلى مجموعة ، ومشاركة لقطة شاشة ، واستلام تنبيه عندما تكون هناك رسالة واردة جديدة. لن تظهر الرسالة المرسلة محتواها ما لم يسجل المستلم الدخول باستخدام كلمة مرور اتصال الشركة.
- دعم فني موثوق. لا يواجه برنامج مراسلة الشركة للشبكة المحلية مشاكل فشل غير قابلة للحل ، حيث تقدم الشركة المصنعة للبرنامج دعمًا سريعًا ومساعدة في استكشاف الأخطاء وإصلاحهامشاكل
بشكل عام ، يكون برنامج المراسلة آمنًا ومستقرًا للاتصالات التجارية. لذلك ، يمكن للمستخدم بسهولة اختيار الشخص المناسب لاستبدال رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والمراسلة المجانية للمكتب.
المعدات المطلوبة لخدمة الرسائل القصيرة
بعض الأسئلة الأكثر شيوعًا للمستخدمين أو العملاء الذين يحتاجون إلى بريد إلكتروني للشركة: أي برنامج مراسلة للشركات تختار والمهام التي يمكن أن تؤديها ، أو ما الفرق بين خدمة Exchange التقليدية و Office 365؟ الإجابة على هذه الأسئلة بسيطة للغاية وتعتمد على الاحتياجات. من المحتمل ألا يكون للمكتب الصغير نفس احتياجات الاتصال مثل شركة كبيرة أو مشغل اتصالات يتطلع إلى توفير خدمة بريد إلكتروني لعملائهم.
حزمة رسائل المؤسسة المطلوبة:
- استضافة البيانات. في الوقت الحاضر ، أصبحت القدرة على ضمان موقع بياناتهم عنصرًا مهمًا للشركات الأوروبية. يتم ذلك لضمان الاستخدام المسؤول للبيانات ومراقبة القواعد حول الأمان الحالي لمراسلة الشركة ومهام المستخدم.
- توافر الخدمات. هناك عنصر آخر يجب مراعاته وهو ضمان توفر الخدمة التي يقدمها المزود.
- الدعم الفني. تحتاج إلى التأكد من أن المزود يقوم بخدمة عملاء مخصصة. تقدم العديد من الشركات حلولاً للاتصالات الإلكترونية والأمن ، ولكن ليس كل منهم يضمن المراقبة الفردية وقابلية التوسع وفقًا لاحتياجات الشركة.
7 اتجاهات التنمية الرئيسية لعام 2018
مع استمرار نمو الحوسبة ، أصبح التفاعل مع الشركاء والعملاء عاملاً متزايد الأهمية للشركات. مع المساهمة بشكل كبير في نجاح هذه الشركات ، يجب أن تصبح إجراءات الاتصال أكثر كفاءة. حدد مقدمو الرسائل العالمية سبعة اتجاهات سيكون تأثيرها حاسمًا هذا العام لمراسلة الشركات (الاستجابة والوصف):
- مكان العمل في المستقبل. المكتب الحديث يتحرك ببطء نحو السحابة. لتلبية الطلب المتزايد على التعاون والتنقل ، تنتقل العديد من الشركات إلى الحلول السحابية مثل Microsoft Office 365.
- الشركات ذات الصلة. في المستقبل ، سيعتمد نجاح المجتمع إلى حد كبير على قدرته على التخلي عن الأساليب التي عفا عليها الزمن. تطوير النظم الإيكولوجية داخل المجموعة سوف تتطور. تفضل الشركات التفاعل المستمر مع شركائها وعملائها ، وتبادل المعلومات على منصات مختلفة واتخاذ قرارات مشتركة. باستخدام خدمات المراسلة المؤسسية ، يمكن للشركات تحسين إجراءات الاتصال بشكل ملحوظ.
- الصناعة 4.0 والإنترنت (IoT) هي الآن جزء لا يتجزأ من سلسلة التوريد التجارية لأفضل برنامج مراسلة للشركات. بحلول عام 2020 ، سيتم توصيل حوالي 25 مليار جهاز عبر الإنترنت. ليزودمن أجل تفاعل موثوق وآلي مع بعضها البعض ، يجب ربط المعايير المختلفة بشكل آمن دوليًا.
- تعزيز متطلبات الأمن. عندما تصبح أجهزة إنترنت الأشياء أكثر ترابطًا ، تزداد احتمالية الهجمات الضارة. نتيجة لذلك ، يجب أن تكون أجهزة الشبكة قادرة على التعرف على نفسها بشكل موثوق والتواصل بشكل آمن مع بعضها البعض.
- التسارع والابتكار. أثناء التحول الرقمي ، يجب على الشركات تلبية توقعات العملاء للبقاء في صدارة المنافسة. تتكامل حلول الاتصالات السحابية المبتكرة بسلاسة مع البنى التحتية الحالية لتكنولوجيا المعلومات وتتكيف بسهولة مع المتطلبات الناشئة الجديدة.
- اتصال متعدد القنوات. مع صعود الحركة ، يختلف الوقت والمكان والطريقة التي يشتري بها المستهلكون منتجًا. لكي لا تفوت "اللحظة السحرية" عندما يقرر العميل بالفعل شراء منتج ، يجب أن تكون الشركات قادرة على القفز إلى العملية في أي مرحلة من مراحل عملية الاختيار ، واستهداف عملائها بالعروض ذات الصلة المتاحة في أي مكان وزمان.
- IP كامل. في السنوات القادمة ، سينتقل العديد من مزودي خدمات الاتصالات في أوروبا إلى نظام نقل بيانات قائم على بروتوكول الإنترنت بالكامل ، وقد أوشك تطوير هذا النوع من مراسلة الشركات على الانتهاء. لذلك ، سيتعين على الشركات معالجة التحديات المرتبطة بهذا الترحيل تدريجيًا.
خمسة أنظمة مراسلة مؤسسية
ضع في اعتبارك أنظمة المراسلة الفورية التيمعد للاستخدام في شبكة شركة خاصة. تميل هذه الأنظمة إلى أن تكون قائمة على خادم العميل ، ولها مجموعات ميزات مختلفة ويتم تصنيفها على أنها "الكل في واحد" من قبل العميل. خمسة تطبيقات:
- BigAnt هو نظام أساسي للمراسلة الفورية مع القليل من التفاصيل الإضافية. بصرف النظر عن وظيفة الدردشة الرئيسية ، فإنه يوفر أيضًا الدردشة في وضع عدم الاتصال والدردشة الجماعية والمحادثات الصوتية والمرئية. يمكن تكوين الحسابات يدويًا أو استيرادها من Active Directory لسهولة الإعداد. تبلغ تكلفة معيار BigAnt 299 دولارًا للخادم و 15.90 دولارًا لكل ترخيص عميل.
- رسول لشبكة الشركة Bopup. لديها نفس ميزات BigAnt ولكنها تركز على الصوت والفيديو. إنه قادر على الارتباط بالنشرات الإخبارية ، واستيراد Active Directory ، ونقل الملفات وتوزيعها ، ويدعي أن برنامج العميل يعمل بشكل جيد مع بيئات Citrix و Terminal Server. مرة أخرى ، أرشفة الرسائل متاحة لجميع الأغراض التنظيمية. تبلغ تكلفة Bopup 190 دولارًا أمريكيًا (12900 روبل روسي) للخادم و 12.90 دولارًا أمريكيًا (12900 روبل روسي) لكل اتصال متزامن ، مع تخفيض سعر العميل بكميات معينة.
- DBabble هي واحدة من أصغر مجموعات ميزات البرامج في هذه القائمة ، وتم ضبطها أيضًا لتناسب احتياجات عملك. يمكن لمسؤولي النظام تغيير كل جزء من النص تقريبًا على الويب أو عميل Windows وإدراج الصور في أماكن معينة ، مثل الشعارات وحتى الإعلانات. DBabble لديه القدرةإنشاء مجموعات لدعم تكنولوجيا المعلومات ، حيث يتم تعيين المستخدم بشكل عشوائي إلى شخص دعم متاح للتواصل الفردي. سعر كل سيرفر 485 دولار (33 ألف روبل)
- Openfire ، جنبًا إلى جنب مع عميل Spark الخاص به ، هو النظام المجاني الوحيد والمفتوح المصدر في هذه القائمة. كما أن لديها مجموعة صغيرة من الميزات الأساسية - الدردشة النصية فقط ، ولكن هناك العديد من المكونات الإضافية لتوسيع الوظائف ، بما في ذلك الصوت والفيديو. Openfire هو برنامج الخادم الوحيد في هذه القائمة الذي لا يعمل كخدمة نظام على Windows ، ويجب تشغيله كتطبيق.
- Winpopup LAN Messenger هو الخيار الوحيد في هذه القائمة حيث يكون برنامج الخادم اختياريًا. بسبب هذه البساطة ، فإنه لا يحتوي على مجموعة ميزات موسعة. يقتصر على الدردشة الجماعية والفردية. استخدام Winpopup LAN Messenger مجاني لثلاثة مستخدمين ثم يكلف 14.95 دولارًا (1000 روبل).
شبكة جابر اللامركزية
برنامج المراسلة للشركات Jabber هو نظام آخر للمراسلة الفورية. شبكة Jabber / XMPP لا مركزية ، مما يعني عدم وجود مزود خادم واحد لها. يمكن لأي شخص تثبيت خادم Jabber باستخدام برنامج مجاني. كل هذه الخوادم تتواصل مع بعضها البعض باستخدام معيار XMPP. أصبح Jabber الشكل الأصلي لبروتوكول الاتصال المسمى الآن XMPP ، بروتوكول الرسائل والتواجد القابل للتوسيع. اخترعها جيريمي ميلر في أواخر التسعينيات عندما كانت كذلكحول الاتصال في الوقت الفعلي بتنسيق "جهات الاتصال الخاصة بي متصلة الآن" وصيانة قائمة جهات الاتصال من جانب الخادم.
يشير المصطلح "القابل للتوسيع" إلى وجود العديد من الامتدادات الرسمية لـ XMPP تسمى بروتوكولات امتداد XMPP (XEPs). بعض هذه الامتدادات هي سبب طلب Jabber مرة أخرى. يضيفون ميزات جديدة لتحويل XMPP إلى نظام مراسلة أكثر حداثة. تم تنفيذ هذه الميزات في XMPP بالاتجاهات التالية:
- Message Carbons (XEP-0280) تتيح للخادم إرسال رسائل SMS إلى جميع الأجهزة في الحساب.
- إدارة أرشيف الرسائل القصيرة هي قاعدة بيانات حيث يتم تخزين جميع الرسائل بحيث يمكن للأجهزة غير المتصلة بالإنترنت أن تأتي وتجمعها لاحقًا.
- يستأنف التحكم في التدفق جلسة للأجهزة بعد فشل الإنترنت.
- يُعلم مؤشر حالة العميل الخادم بما إذا كان المستخدمون يستخدمون التطبيق بنشاط أو ما إذا كان يعمل في الخلفية. لتوفير عمر البطارية ، لن يرسل الخادم معلومات غير ضرورية إلى الأجهزة.
- Push Notifications (XEP-0357) يسمح لخادم XMPP بتنبيه الأجهزة المحمولة لإجبارها على قراءة الرسائل الجديدة.
الدردشة الحية
Messenger عبارة عن برنامج مراسلة للمحادثات عبر الأنظمة الأساسية ومُمكن للهاتف المحمول ويتحمل جميع مخاطر استخدام المراسلة الفورية علىمكان العمل. ميزات البرنامج:
- رسائل فورية آمنة مع مصادقة مستخدم Micro Focus eDirectory TM وتشفير رسائل SSL.
- قائمة جهات اتصال تعرض معلومات المستخدم بناءً على المعلومات المتوفرة في eDirectory Micro Focus.
- تطبيقات آمنة تمامًا لأجهزة iOS و Android المحمولة.
- يدعم أنظمة التشغيل Windows و OS X و Linux.
- تظهر مؤشرات تواجد المستخدم عندما يكون المستخدمون متصلين أو مشغولين أو خاملين أو لديهم حالة مستخدم في GroupWise و Micro Focus Vibe.
- قفل مؤشر التواجد.
- محادثات متعددة المستخدمين.
- أرشيف لبحث الشركات.
- البث.
- قصة شخصية.
- الدردشات.
تطبيق خدمة Slack
منذ تقديم برنامج الرسائل الشهير Slack للشركات ، سرعان ما أصبحت تطبيقات مراسلة الأعمال أداة الانتقال للتواصل اليومي عبر جميع المجموعات التي تجمع البودكاست معًا عبر الشركة. في الواقع ، هذا مكان واحد يمكنك من خلاله التواصل مع الزملاء ، في الوقت الفعلي وغير المتزامن. يمكن أن تكون عمليات التعاون فردية أو مدعوة فقط أو أي شخص في المنظمة يقرر الانضمام. إذا تم استخدامها بحكمة ، يمكن لهذه الخدمات زيادة الإنتاجية وتحسين العمل الجماعي وحتى المساعدة في بناء ثقافة الشركة. يتكامل Slack مع العشرات من الأدوات الأخرى ، لذلك فهويمكن استخدامها من قبل مطوري الطرف الثالث. إذا لم يكن هذا كافيًا ، يمكنك استخدام تطبيق آخر.
تطبيق متعدد الوظائف - برنامج المراسلة الآمن للشركات Glip بواسطة RingCentral. يقدم العديد من الأدوات التي لا يمتلكها Slack. على سبيل المثال ، يحتوي Glip على التأليف المشترك للمستند وتقويم الفريق وأدوات إدارة المهام. يحتوي Glip أيضًا على أدوات مدمجة للصور وترميز PDF ، وهي مكافأة حقيقية للفرق التي تناقش المواد المرئية بشكل متكرر. إذا كان الفريق يستخدم بالفعل RingCentral Office VoIP مقابل 7.99 دولارًا في RingCentral ، فلا توجد رسوم إضافية لـ Glip.
WhatsApp للشركات الصغيرة
أصدر WhatsApp تطبيقًا خاصًا لبرنامج messenger الروسي الشهير لتستخدمه الشركات الصغيرة للتواصل مع العملاء. يضيف WhatsApp Business ميزات رئيسية في شكل ملف تعريف تجاري للبريد ومواقع التسوق وأدوات المراسلة الذكية مثل التحيات والمزيد. بالنسبة لأولئك الذين يستخدمون رقم عمل و WhatsApp شخصي ، يتم تثبيت Business و Messenger على نفس الجهاز ، بينما يمكن تسجيلهم بأرقام مختلفة.
Business متوافق أيضًا مع عميل متصفح الويب. ميزات البرنامج:
- وظيفة الردود السريعة بصورة
- جلسات WhatsApp للشركات التي تحققت من رقم هاتف حسابها تتماشى مع أعمالها وتعمل ، فورًا بعد استلام شارة التأكيد فيالملف الشخصي.
- إنه مجاني ومتاح لأي نظام تشغيل ، بما في ذلك مستخدمي Android.
WhatsApp Business قيد الاستخدام حاليًا في روسيا والاتحاد الأوروبي والمكسيك والمملكة المتحدة والولايات المتحدة ، مع طرح عالمي لبقية العالم في المستقبل.
Linux Migration: تعاون المؤسسة
برنامج messenger Linux الخاص بالشركات يكمل سلسلة المراجعة حول تعاون الشركة والتواصل. تعتمد الغالبية العظمى من المؤسسات على تقنيات Microsoft (Exchange ، Office ، إلخ) ، لذا فإن استخدام Linux في هذه البيئات قد يكون صعبًا بعض الشيء اعتمادًا على مستوى التحدي الإداري.
إذا اختار صاحب العمل بيئة اتصالات Office 365 والخدمات ذات الصلة ، وغالبًا ما يحتاج المحترفون إلى عقد اجتماعات ومكالمات ، فمن المحتمل أن يكون استخدام Linux باعتباره نظام تشغيل سطح المكتب الرئيسي ممكنًا فقط مع جهاز ظاهري يعمل بنظام Windows لديه تطبيقات المراسلة. يضعون الرسائل الفورية والرسائل النصية والمنتديات الخاصة ومكالمات الفيديو وأحيانًا مشاركة الشاشة في تطبيق تعاوني واحد مخصص. إذا كان صاحب العمل يستخدم أيضًا بعض تقنيات الاجتماعات الأخرى ، فيمكن استخدام Linux كنظام تشغيل أساسي لسطح المكتب.
يجب على قادة الأعمال تقييم خياراتهم بناءً على احتياجات محددة واتخاذ القرار الصحيح لأي نظام تشغيل ، سواء كان نظام التشغيل Windows أو OS X أو Linux.
